W dzisiejszych czasach, w dobie Internetu i urządzeń mobilnych, prowadzenie biznesu nie wymaga wcale wynajmowania biura. Może być ono wirtualne. Coraz więcej firm wybiera taką właśnie opcję. Jakie są zalety prowadzenia działalności za pośrednictwem sieci internetowej? Kto najbardziej na tym korzysta? Czy warto zdecydować się na tego typu nowoczesną firmę?
Jakie są zalety prowadzenia wirtualnego biura?
Nowoczesna firma, jako przedsiębiorstwo, które jest zarządzane za pośrednictwem Internetu, nie wymaga wynajmowania powierzchni biurowej. Oczywiście korzystanie z usług polegających na prowadzeniu wirtualnego biura, wiąże się również z odpowiednimi opłatami. Natomiast zanim zdecydujemy się na jedną z ofert, warto porównać różne opcje i wybrać taką, która sprawia wrażenie najbardziej profesjonalnej, a jednocześnie nie jest zbyt droga.
Miesięczne opłaty będą początkowo sporym obciążeniem dla firmowego budżetu, ale w przypadku, gdy trzeba wynajmować powierzchnię biurową, jest dokładnie tak samo. Istotne jest również to, że spadają koszty dotyczące wypłacania pensji pracownikom. W ostatecznym rozrachunku utrzymanie nowoczesnej firmy okazuje się tańsze. Poza tym nie trzeba martwić się takimi sprawami, jak zabezpieczenie pomieszczeń i sprzętu przed włamaniami, czy utrzymywanie ich w czystości.
Przechowywanie dokumentów w nowoczesnej firmie (źródło: http://www.rhenus-data.pl)
Wirtualne biuro to przede wszystkim bardzo duża elastyczność, jeśli chodzi o miejsce i godziny pracy. Dzięki temu, że laptopa i telefon możemy zabrać ze sobą właściwie wszędzie, mamy stały dostęp do firmowych spraw. Utrzymywanie kontaktu z pracownikami, kontrahentami oraz klientami również nie stanowi żadnego problemu.
Warto zauważyć, że obecnie firmy, które prowadzą wirtualne biura, są uważane nie tylko za nowoczesne, ale również bardziej profesjonalne. W związku z tym cieszą się sporym zaufaniem klientów, pomimo tego, że zachowują pewną anonimowość.
Ważnym argumentem, przemawiającym za założeniem nowoczesnej firmy, jest fakt, iż łatwiej można ją promować. Wystarczy umiejętnie wskazać potencjalnym klientom jak wejść na jej stronę. Natomiast jeśli decydujemy się na wirtualne biuro, powinniśmy postarać się o to, żeby uzyskać korzystny adres strony internetowej. Potem trzeba zadbać o odpowiedni marketing i istnieje bardzo duża szansa, że wiele wstępnie zainteresowanych osób, będzie mogło do nas trafić w szybki oraz łatwy sposób.
Jakie osoby powinny być zatrudnione do obsługi wirtualnego biura?
Żeby nowoczesna firma mogła dobrze funkcjonować, trzeba zatrudnić osoby, które zajmą się sprawami administracyjnymi. Zwykle potrzebny jest również pracownik, który będzie mógł zająć się księgowością, zresztą nierzadko wirtualne firmy oferują właśnie usługi w tej dziedzinie. Wtedy jedna osoba może nie wystarczyć.
Kiedy przedsiębiorstwo zacznie się rozwijać, warto zatrudnić na stałe informatyka, dzięki któremu wirtualne biuro będzie zawsze sprawnie działać. Poza tym można wziąć pod uwagę przyjęcie na stałe specjalisty od marketingu. Jednorazowa kampania reklamowa może odnieść zamierzony skutek, ale biorąc pod uwagę ilość firm, które promują się za pośrednictwem sieci, sukces będzie chwilowy. Warto zadbać o to, aby cały czas przypominać o sobie potencjalnym klientom.