Prowadząc własną firmę trzeba stawić się przed nieuniknionym, a mianowicie wystawianiem faktur.  Uprawnienie te wiąże się także z pewnym obowiązkiem. Przedsiębiorca jest obowiązany przechowywać faktury przez co najmniej pięcioletni okres od momentu jej wystawienia. Oznacza to to, że należy wziąć pod uwagę miejsce magazynowe na archiwizację dokumentów, lub zainwestować w profesjonalny program do fakturowania.

 

 

Program do fakturowania, nieograniczone możliwości

Program do wystawiania faktur przechowuje w swoje bazie danych wszystkich klientów, dzięki czemu nie ma konieczności każdorazowego wypełniania rubryk i przeliczania wartości. Wystarczy tylko raz wprowadzić dane, aby program je zapamiętał i za każdym kolejnym razem automatycznie wypełniał tę prace za przedsiębiorcę. Oszczędza się dzięki temu nie tylko czas, ale i pieniądze, gdyż program sam przelicza wpisane wartości (np. brutto/netto, czy stawka godzinowa * godziny pracy).

Wszystkie wygenerowane faktury są zapisane na dysku twardym, dzięki czemu zarchiwizowane dokumenty są w postaci elektronicznej, a dodatkowo możliwe jest wykonanie kopii zapasowych w razie utraty dokumentów. Jest to najbezpieczniejszy sposób na przechowywanie dokumentów, oraz ich szybką i skuteczną indeksację. Wystarczy wpisać nazwę w wyszukiwarce, zamiast mozolnie przeszukiwać stosy dokumentów.

Program do fakturowania pozwala także na wygenerowanie jednolitego pliku kontrolnego, który od stycznia 2018 roku muszą przekazać urzędowi skarbowemu również małe przedsiębiorstwa. Taki plik można wysłać wygodnie w formie elektronicznej.

 

Dlaczego faktura elektroniczna?

Zaletą faktury w formie elektronicznej jest bez wątpienia możliwość ich archiwizacji bez konieczności ponoszenia kosztów magazynowych. Dokumenty zapisane na dysku nie ulegną zniszczeniu, przebarwieniu czy przypadkowemu zalaniu kawą..  Nie są tez narażone na przypadkowe pozostawienie lub zgubienie albo zniszczenie. Przechowywane w chmurze dostępne są z każdego miejsca, można więc je wydrukować np. w siedzibie klienta.program do fakturowania

Biorąc pod uwagę powyższe, fakturę elektroniczną można przechowywać znacznie dłużej, niż 5 lat, gdyż nie obciążają przedsiębiorcę żadnymi kosztami.

Terminy wystawienia faktury

Zapisy ustawy o podatku od towarów i usług zobowiązują mówi wyraźnie, że  fakturę należy wystawić w ciągu trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym została wykonana usługa lub tez został dostarczony produkt.

Prawodawca przewidział dość długie terminy wystawiania faktur, w praktyce jednak sprzedawca dołącza fakturę do produktu lub wysyła drugiego dnia mailem. Wystawienie faktury, dzięki specjalnemu oprogramowaniu nie jest skomplikowane czasochłonne, dlatego można zrobić to niemal na miejscu.

Dodatkowo przedsiębiorca zobowiązany jest do:

  • Kontroli poprawności danych zawartych na fakturze,
  • wyboru właściwej formy faktury, elektronicznej lub papierowej,
  • dokonania korekty w możliwie jak najkrótszym terminie, w przypadku pomyłki,
  • gromadzenia i archiwizacji przez co najmniej 5 lat.