Każda firma boryka się z podobnymi problemami. Do najgorszych z nich można zaliczyć kłopoty ze zbyt dużą ilością dokumentów. Ich ilość każdego dnia rośnie. Z tego właśnie powodu bardzo ważne jest, by utrzymywać w biurze porządek i nie dać się zakopać pod papierami. Jakie są sprawdzone sposoby na opanowanie chaosu?

Wyrzucaj to, co niepotrzebne

Bardzo ważne jest wyrzucanie dokumentów, które już się nie przydadzą. W ten sposób minimalizuje się ich ilość. W zależności od tego, co znajduje się na dokumencie, należy przechowywać je minimum pięć lat. Są jednak dokumenty, których nie trzeba przechowywać wcale. Warto o tym pamiętać, bo takie papiery zajmują tylko miejsce, które można by wykorzystać w inny sposób. Wyrzucać powinno się również zbędne kopie dokumentów. Oryginały wystarczą, a jeśli kiedyś będzie potrzebna kopia danego dokumentu, to wtedy można go po prostu skserować. Działania doraźne sprawdzają się w takim wypadku najlepiej.

Teczki, segregatory i kartony

W utrzymaniu porządku bardzo pomagają segregatory i teczki. Można w nich ułożyć dokumenty i zabezpieczyć je przed zagubieniem lub zniszczeniem. Szczególnie dobrze spisują się w tym celu teczki do akt osobowych. Dokumenty układa się zgodnie z własnymi upodobaniami np. alfabetycznie lub chronologicznie. Teczkę można podpisać po to, by łatwiej było stwierdzić, co znajduje się w jej środku. Dzięki temu poszukiwanie dokumentów przebiega dość szybko. Teczki można układać na półkach, w szufladach archiwizacyjnych lub specjalnych kartonach do archiwizacji. Poszczególne teczki można też układać zgodnie z własną wizją. Dzięki temu można utrzymać porządek zgodny z własną definicją i potrzebami. Teczki umożliwiają też ułożenie ich zgodnie z aktualnością lub ważnością ich zawartości.

Zobacz: https://www.pasazbiurowy.pl/teczki-do-akt-osobowych-13255-k

Regularne porządki

By wygrzebać się spod rosnącej góry papieru, należy regularnie je porządkować. Łatwiej jest sprzątać ją, gdy nie przybrała ona jeszcze kolosalnych rozmiarów. Warto, więc ustalić konkretny dzień w miesiącu (lub kilka dni), które poświęcisz na sprzątanie. W ich czasie możesz przeglądać dokumenty, wyrzucać te nieważne i niepotrzebne, a resztę archiwizować w teczkach lub segregatorach. Teczki zapakowane w kartony można wynosić do magazynów, jeśli tylko umieszczona w nich dokumentacja nie jest zbyt często potrzebna. Oczywiście warunkiem jest to, ze magazyn jest suchy. Wilgoć mogłaby zniszczyć dokumentację, nawet jeśli jest ona zapakowana w kartony. Nawet, jeśli magazyn jest suchy, to dobrą praktyką jest układanie kartonów na podwyższeniu np. na palecie. Nawet te kilkanaście centymetrów uratuje papiery w razie zalania pomieszczenia.

Czytaj także  Gdzie jeszcze potrzebne są etykiety uniwersalne?

Szanuj papier

Kiedy robisz porządku w swoich papierach, to pamiętaj, że papier można poddać recyklingowi. Na mniej ważnych dokumentach możesz pisać lub zadrukowywać je z drugiej strony. Ważne dokumenty powinny zostać zniszczone w niszczarce, a później wrzucone do niebieskiego pojemnika na makulaturę.