Każda firma boryka się z podobnymi problemami. Do najgorszych z nich można zaliczyć kłopoty ze zbyt dużą ilością dokumentów. Ich ilość każdego dnia rośnie. Z tego właśnie powodu bardzo ważne jest, by utrzymywać w biurze porządek i nie dać się zakopać pod papierami. Jakie są sprawdzone sposoby na opanowanie chaosu?

Wyrzucaj to, co niepotrzebne

Bardzo ważne jest wyrzucanie dokumentów, które już się nie przydadzą. W ten sposób minimalizuje się ich ilość. W zależności od tego, co znajduje się na dokumencie, należy przechowywać je minimum pięć lat. Są jednak dokumenty, których nie trzeba przechowywać wcale. Warto o tym pamiętać, bo takie papiery zajmują tylko miejsce, które można by wykorzystać w inny sposób. Wyrzucać powinno się również zbędne kopie dokumentów. Oryginały wystarczą, a jeśli kiedyś będzie potrzebna kopia danego dokumentu, to wtedy można go po prostu skserować. Działania doraźne sprawdzają się w takim wypadku najlepiej.

Teczki, segregatory i kartony

W utrzymaniu porządku bardzo pomagają segregatory i teczki. Można w nich ułożyć dokumenty i zabezpieczyć je przed zagubieniem lub zniszczeniem. Szczególnie dobrze spisują się w tym celu teczki do akt osobowych. Dokumenty układa się zgodnie z własnymi upodobaniami np. alfabetycznie lub chronologicznie. Teczkę można podpisać po to, by łatwiej było stwierdzić, co znajduje się w jej środku. Dzięki temu poszukiwanie dokumentów przebiega dość szybko. Teczki można układać na półkach, w szufladach archiwizacyjnych lub specjalnych kartonach do archiwizacji. Poszczególne teczki można też układać zgodnie z własną wizją. Dzięki temu można utrzymać porządek zgodny z własną definicją i potrzebami. Teczki umożliwiają też ułożenie ich zgodnie z aktualnością lub ważnością ich zawartości.

Regularne porządki

By wygrzebać się spod rosnącej góry papieru, należy regularnie je porządkować. Łatwiej jest sprzątać ją, gdy nie przybrała ona jeszcze kolosalnych rozmiarów. Warto, więc ustalić konkretny dzień w miesiącu (lub kilka dni), które poświęcisz na sprzątanie. W ich czasie możesz przeglądać dokumenty, wyrzucać te nieważne i niepotrzebne, a resztę archiwizować w teczkach lub segregatorach. Teczki zapakowane w kartony można wynosić do magazynów, jeśli tylko umieszczona w nich dokumentacja nie jest zbyt często potrzebna. Oczywiście warunkiem jest to, ze magazyn jest suchy. Wilgoć mogłaby zniszczyć dokumentację, nawet jeśli jest ona zapakowana w kartony. Nawet, jeśli magazyn jest suchy, to dobrą praktyką jest układanie kartonów na podwyższeniu np. na palecie. Nawet te kilkanaście centymetrów uratuje papiery w razie zalania pomieszczenia.

Czytaj także  Logistyka zwrotów i sposoby jej optymalizacji

Szanuj papier

Kiedy robisz porządku w swoich papierach, to pamiętaj, że papier można poddać recyklingowi. Na mniej ważnych dokumentach możesz pisać lub zadrukowywać je z drugiej strony. Ważne dokumenty powinny zostać zniszczone w niszczarce, a później wrzucone do niebieskiego pojemnika na makulaturę.