Duże i średnie przedsiębiorstwa z rozbudowanym działem kadr i płac nie mają problemu z odpowiedzią na to pytanie i coraz chętniej decydują się na wprowadzenie systemu, który usprawni obieg informacji i uporządkuje cyfrowe dokumenty. A co z małymi firmami? Czy one także mogą korzystać z zalet, jakie oferuje system HR?

 

System HR – mniejsze koszty, przewidywalne wydatki

Młode i rozwijające się firmy mierzą się zwykle z dużym wyzwaniem: staranne planowanie kosztów i skrupulatne gromadzenie dochodów są kluczowe, by utrzymać się w pierwszych latach działalności. Ostatnie, o czym wtedy myślą, to zatrudnienie pracownika odpowiedzialnego za kadry, płace i rozliczenia z zewnętrznymi podmiotami. Inwestycje kierowane są zwykle w kolejnych specjalistów lub inne niezbędne zasoby.

Jednak prowadzenie firmy bez kontroli nad wyliczaniem wynagrodzeń i wydatków jest ryzykowne (trudno bowiem oczekiwać, że za wszystkie procesy będzie odpowiedzialna jedna osoba – to może sprawdzić się w krótkim okresie, lecz nie długofalowo). Na szczęście istnieje możliwość przesunięcia tych obowiązków w inny sposób niż zatrudnianie dedykowanego pracownika.

 

System HR – gdy potrzebujesz przewidywalności

Po system HR należy sięgnąć zawsze wtedy, gdy płynność procesów wewnętrznych staje się kwestią kluczową w odniesieniu do stałych miesięcznych kosztów. Małe firmy nie powinny się jednak obawiać tej inwestycji – skala kosztów jest zazwyczaj adekwatna do potrzeb. Opłata miesięczna może być niewielka, a przy tym przewidywalna. A porządkowanie procesów w małej firmie będzie przedsięwzięciem na wagę złota w momencie, gdy firma zacznie się rozwijać i powiększać.

 

Co daje małej firmie system HR?

Żeby system HR mógł całkowicie zastąpić w obowiązkach pracownika stacjonarnego działu HR & Payroll, zakres możliwości powinien pokrywać się z potrzebami firmy. W większości przypadków można dopasować liczbę funkcjonalności do realnego zapotrzebowania (to chroni też przed instalowaniem nadmiernie rozbudowanego systemu).

Czytaj także  Pierwsza firma. Jak ją założyć?

Mała firma może wykorzystać system HR do kontaktu z instytucjami zewnętrznymi: pomoże on obliczać składki i pensje i przekazywanie stosownych dokumentów organom państwowym, takim jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Urząd Skarbowy czy Inspekcji Pracy.

Już w niewielkich strukturach firmowych może przydać się usprawnienie wewnętrznego przepływu informacji: system HR zapewni dostęp do niezbędnych informacji od ręki każdemu pracownikowi i przyspieszy w ten sposób toczące się procesy. Wszystkie zagadnienia kadrowo-płacowe będą w pełni transparentne i łatwo dostępne, w tym status wykorzystanych dni urlopowych czy macierzyńskich oraz zwolnień chorobowych.

 

System HR TETA – postaw na bezpieczeństwo

Wybierając system HR, warto przeanalizować nie tylko funkcjonalności, ale też doświadczenie dostawcy usługi. Jeśli zależy Ci na bezpieczeństwie danych i przechowywaniu kopii zapasowych wdrożonego systemu, wybierz system TETA. Uprość życie firmowe i skup się na core’owej działalności.

 

Źródło: TETA-AIR.pl – System HR dla średnich i małych przedsiębiorstw