Organizacja dokumentów wbrew pozorom nie należy do zadań najłatwiejszych. Jednak każdy, kto choć raz musiał znaleźć pewien, bardzo ważny dokument w kilka chwil – zdaje sobie sprawę jak ważną sprawą jest prawidłowa organizacja papierologii. Należy jednak pamiętać – iż cały dzień katorżniczej pracy nad odpowiednim posortowaniem dokumentów, będzie skutkował w przyszłości porządkiem i stoickim spokojem przy odnajdywaniu szukanych pism.
Organizacja dokumentów – porady
Pojemnik na dokumenty – to kluczowy element całej organizacji. Warto podzielić dokumenty jakie posiadamy, ze względu na ich typ, przeznaczenie czy pochodzenie. Wówczas, utworzy się kilka katalogów w których już zdecydowanie łatwiej będzie nam szukać zaginionych pism. Istotne jest, aby pojemniki były prawidłowo opisane, muszą to być proste, zrozumiałe opisy, które jasno nakierują nas na to co znajduje się w ich wnętrzu.
Teczki – to kolejny niezwykle ważny element prawidłowej organizacji
Gdy już podzielimy dokumenty w odpowiednie pojemniki, powinniśmy spróbować wydzielić w nich jeszcze mniejsze, bardziej szczegółowe podgrupy. Może to być na przykład rok wystawienia dokumentu. Przykładowo, jeśli jeden z pojemników będzie nosił nazwę „wyniki badań” – wówczas, każda z teczek powinna być opisana datami, najprościej będzie jeśli będą to konkretne lata.
W przypadku pojemnika o nazwie „faktury” – każda z teczek może być oznaczona nie tylko datą, ale w tym przypadku świetnie sprawdzi się nazwanie teczek konkretnymi firmami, z których pochodzą faktury.
Jak utrzymać porządek w dokumentach?
Kiedy już przebrniemy przez uporządkowywanie dokumentów, z pewnością będziemy zdawać sobie sprawę z tego ile poświęciliśmy na to czasu. Dlatego też, bardzo ważne jest aby nie dopuścić do szybkiego, ponownego pojawienia się chaosu. To jeden z najtrudniejszych, ale i kluczowych elementów dobrze zorganizowanej przestrzeni. Oto kilka porad, które ułatwią ten proces.
Pojemnik na korespondencję – zazwyczaj, większość dokumentów które potem przechowujemy trafia do nas właśnie za sprawą listów. Warto więc, zaopatrzyć się w dwa jeden, lub dwa takie pojemniki – jeśli lubimy odkładać obowiązki na potem. W przypadku jednego takiego pojemnika, będzie on służył na przechowywanie jeszcze nie otwartych pism, które w dalszym etapie trafią prosto do przydzielonej teczki. Natomiast, jeśli nie zawsze po otwarciu dysponujemy czasem na segregację zebranych pism, drugi pojemnik będzie służył jako swoista „poczekalnia”. W wolnym czasie trafią one na swoje miejsce, a tym samym nie będą tworzyły bałaganu walając się po szufladzie.
Pojemnik na ulotki oraz gazety reklamowe – to zazwyczaj nielubiany i niechciany element korespondencji. Jednak, jeśli już zabierzemy takowe gazetki do mieszkania, mogą one zajmować cenne miejsce nawet kilka miesięcy czy lat. Istotne jest, aby stworzyć osobne miejsce, które przeznaczone będzie jedynie na tego typu ulotki.