Faktura jest podstawowym elementem dokumentacja księgowej, za pomocą którego potwierdza się dokonanie transakcji, która jest opodatkowana podatkiem od towarów i usług. Faktura VAT jest związkowym dokumentem dla tak zwanych podatników VAT, ponieważ to właśnie dokument ten daje możliwość odliczenia naliczonego podatku VAT. Wszyscy, którzy przygotowują faktury VAT, powinni poznać zasady prawidłowego przygotowywania tych dokumentów, by druki faktur były powszechnie akceptowane.
Idealne druki faktur
Wszystkie elementy, które są obowiązkowe i muszą znaleźć się na fakturach określone są przez specjalne ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z przepisami, każda faktura VAT wystawiana jest jako potwierdzenie sprzedaży lub zakupu i powinna zawierać kilka obowiązkowych elementów, które sprawiają, że dokument ten jest akceptowalny i możliwy do rozliczenia. Choć na rynku funkcjonuje wiele różnych wzorów faktur, to łączy je to, że wszystkie one mają pewne wspólne elementy. W związku z tym prawidłowo przygotowane druki faktur powinny w pierwszej kolejności zawierać datę wystawienia, kolejno numer faktury, a także imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług, a także ich adresy. Obowiązkowy jest także numer, za pomocą którego dany podatnik jest identyfikowany na potrzeby podatku. Prawidłowo przygotowana faktura musi również zawierać datę dokonania lub zakończenia danej dostawy towarów lub wykonania danej usługi lub otrzymania zapłaty. Prawidłowo wystawione faktury muszą także zawierać nazwę, rodzaj towaru lub usługi, a także miarę i ilość (czyli liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług. Cena za daną usługę to cena jednostkowa towaru bez kwoty podatku, czyli tak zwana cena netto – ona również musi znaleźć się na fakturze. Jeżeli nabywca otrzymał upust lub zniżki cen w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, należy taką informację zawrzeć na fakturze. Wartości dostarczonych towarów czy też usług zawsze podawane są w kwocie netto, zaś w osobnej rubryce w kwocie brutto (czyli z doliczonym podatkiem VAT).
Druki faktur dla firm i osób prywatnych
Wymienione elementy, które muszą znaleźć się na fakturze VAT są elementami obowiązkowymi na każdej fakturze, regulowanymi odpowiednimi ustawami. Jednakże poza tymi standardowymi informacjami, ustawa o podatku od towarów i usług przewiduje także pewne elementy dodatkowe. Należy je wskazać na druku faktur w określonych daną ustawę przypadkach. Standardowe druki faktur dotyczą faktur, które wystawiane są innej firmie, jednak faktury przygotowuje się również w przypadku sprzedaży usług czy towarów osobom, które nie prowadzą samodzielnej działalności gospodarczej. W takich przypadkach faktury wystawione są na prośbę klienta i tak przygotowany druk musi zawierać wszystkie powyższe dane z wyjątkiem numeru identyfikacji podatkowej, czyli numeru NIP.
Najważniejsze elementy faktury
Przez wiele osób za jeden z najważniejszych elementów faktur uważa się numer NIP. Numer ten identyfikuje podatników, którzy są osobami fizycznymi.